شرح وظایف
دبیرخانه
- ارجاع نامه‌های وارده به دانشکده به سرپرست
- ارجاع نامه‌های وارده از طرف مسئولین دانشکده به واحدهای مربوطه
- اسکن کلیه پیوست‌های نامه و ارجاع آنها به قسمت‌های مربوطه
- جستجوی سریع سوابق نامه‌ها در کوتاهترین زمان
- ثبت و اسکن و نگهداری کلیه نامه‌ها به انضمام پیوست‌ها در فایل‌های مربوطه
- پاسخگویی به ارباب رجوع و اطلاع رسانی به آنها از روند درخواستشان بصورت حضوری یا تلفنی
- اطلاع رسانی به کارکنان در مورد نامه‌ها و پوسترهای ذیربط از طریق نصب در تابلو و غیره
- پیگیری کلیه مکاتبات داخلی و خارجی دارای سقف زمانی تعیین شده و کنترل گردش ارجاعات شامل خدمات ارجاع دهندگان و اقدام کنندگان
- طبقه بندی و حفظ کلیه نامه‌های وارده و صادره در فایل‌های مربوطه
- گزارش‌گیری از آخرین وضعیت کاری در کارتابل
- پیگیری و انجام اموری که از طرف مافوق ابلاغ گردیده است